Retningslinjer for lån og leje af UCL's lokaler

Som uddannelsesinstitution kan vi stille lokaler til rådighed for interessenter, men er samtidig forpligtet til ikke at udøve konkurrenceforvridende virksomhed overfor private udbydere og erhvervsliv. Det ligger grundlæggende uden for vores vedtægtsbestemte formål at drive lokaleudlejningsvirksomhed og vi er meget opmærksomme på, at vi ikke skal optræde som konkurrenter på dette marked.

Vi er ligeledes opmærksomme på kun at foretage denne form for udlejning i beskedent omfang, at vi ikke markedsfører udlejning til eksterne og at vi sikrer at sådan udlejning sker til markedspris.

Formålet med retningslinjerne er at sikre, at UCL dækker egne lokalebehov og interne formål før udlån. UCL’s skemateams har fortrinsret til alle undervisningslokaler og råder over undervisningslokalerne i op til 30 dage før arrangementsstart. Dette er for at sikre at skemateams løbende har mulighed for at foretage fleksible og akutte skemaændringer samt samlæsning af hold.
Forespørgsler på lån af lokaler uden for normal åbningstid (eftermiddag fra kl. 16.15, aften og weekend) er undtaget hovedprincippet om 30 dage.

UCL lejer som udgangspunkt ikke speciallokaler ud; herunder diverse labs, lydstudier, laboratorier, greenscreen m.fl. Disse lokaler kan alene benyttes efter aftale med den ansvarlige for speciallokalet. Kantineydelser aftales direkte med kantinen. Kantinekøkken kræver tilstedeværelse af og betaling for en kantinemedarbejder. Ved afholdelse af arrangementer uden kantinebemanding og åbent køkken, betales gebyr til kantinen for lån af service.

Ved al udlån og leje indgås en skriftlig aftale, hvor lejer hæfter for inventar, lokaleoprydning og korrekt betjening af alarmsystemer. Slutrengøring aftales nærmere afhængig af arrangementets størrelse og karakter. Når et arrangement er aftalt, er det økonomisk bindende for begge parter.

Arrangementer på UCL må ikke være i modstrid med dansk lovgivning. Lokaler udlånes således ikke til arrangementer der opfordrer til vold, diskrimination eller andre aktiviteter der kan give UCL dårligt omdømme eller som på andre måder ikke er i overensstemmelse med UCL’s værdier.

Hvilke formål må lokalerne anvendes til

UCL sondrer mellem forskellige typer interessenter og arrangementer.

Studerende
UCL vægter de studerendes studiemiljø og sociale relationer højt, hvorfor bl.a. arrangementer initieret af De Studerendes Råd og UCL studiemiljøkoordinatorer i videst mulige omfang understøttes.
Øvrige forespørgsler – herunder julefrokoster, spil-, gaming- og filmaftener mv. på initiativ fra studerende vurderes på den enkelte adresse og eventuelt udlån skal godkendes ved en campuschef i samråd med leder af Facility Service.
Det er ligeledes op til den enkelte campuschef om der godkendes udlån til fester og arrangementer inkl. alkohol.

Medarbejdere
Det er et medarbejdergode, at medarbejdere kan nyde gavn af vores rammer til arrangementer af både faglig og ikke-faglig karakter.

Ved lån i forbindelse med faglige arrangementer forstås bl.a. netværk, foreninger, egen virksomhed mv. Ordningen forudsætter at medarbejderen er arrangør og tilstede og sidestilles med vilkårene for nære samarbejdspartnere, jf. nedenfor.

Medarbejdere kan låne lokaler til private arrangementer mod at betale UCL’s eventuelle meromkostning til rengøring, opstillinger, it-hjælp etc. Ved større fester og arrangementer med 40 personer og op, skal rengøring tilkøbes af UCL’s rengøringsfirma. Det kan i visse tilfælde være nødvendigt med tilkøb af rengøring ved arrangementer under 40 personer afhængig af arrangementstype.

Der skal altid være en medarbejder som ansvarlig og med de fornødne adgangstilladelser tilstede under arrangementet.

Samarbejdspartnere og interessenter
For at være omfattet af samarbejdspriser skal arrangementet være UCL relevant og af non-kommerciel karakter. Det skal annonceres med den relevante afdeling som primær arrangør, og den ansvarlige UCL chef skal angives i både forespørgsel og lejekontrakt. En del af aftalen kan i øvrigt være, at UCL’s studerende og medarbejdere kan deltage gratis. Virksomheder med UCL studerende i praktik defineres som samarbejdspartner.

Andre eksterne uden uddannelsesrelaterede relationer
UCL agerer alene i et marginalt omfang på det kommercielle marked, men det er en væsentlig del af UCL’s vision og strategiske mål at stille os til rådighed for det erhvervsliv vi understøtter. Et eksternt arrangement afholdes som oftest uden tilknyttet UCL ansat.

Udlejning sker på kommercielle vilkår og vi følger regler og bestemmelser for indtægtsdækket virksomhed. UCL skal som minimum have dækket vores omkostninger og der stilles ikke ressourcer gratis til rådighed til eksterne arrangementer. Arrangør skal derfor udover lokaleleje betale for opstilling, reetablering af lokaler/områder, og skal i det omfang UCL finder det nødvendigt, betale for UCL opsyn under arrangementet efter UCL’s gældende prissætning.

Tværpolitiske arrangementer
I forbindelse med valg, stiller UCL gerne faciliteter til rådighed uden opkrævning af leje for arrangementer i demokratiets tjeneste.

Lån til tværpolitiske arrangementer i forbindelse med valg kan foregå uden for undervisningstid kl. 15.00-20.00. Politiske partier betaler ikke lokaleleje, men de skal betale for de omkostninger UCL har til rengøring og evt. servicetimer.

UCL ønsker ikke at være platform for et enkelt partis aktiviteter. Ved afholdelse af arrangementer, valgmøder mv. skal arrangøren derfor sikre en bred deltagelse af andre politiske partier/aktører.

Kontakt os
63 18 30 00
ucl@ucl.dk